ไม่ควรตั้งยาวเกินไป ต้องให้จำง่าย นอกจากจะสะดวกต่อการพิมพ์แล้ว เวลาที่ต้องบอกชื่อทางโทรศัพท์ก็ทำได้ไม่ติดขัดสับสน
2. แยกอีเมลให้ขาดระหว่างงานและส่วนตัว
ที่ทำงานบางแห่งให้พนักงานใช้อีเมลของบริษัท ซึ่งอาจมีการตรวจสอบการใช้ หากพบข้อความที่มีเนื้อหาที่ไม่เหมาะสมก็อาจเกิดปัญหาได้
3. ระบุชื่อเรื่องให้กระชับ
ตรงประเด็น อย่าให้ดูเลื่อนลอยหรืออย่าปล่อยให้ว่างเหมือนเป็นสแปม เพราะผู้รับอาจลบทิ้งมากกว่าจะเปิดอ่าน จะให้ดีหลังชื่อเรื่องควรวงเล็บชื่อผู้ส่งและบริษัท เพื่อง่ายต่อการค้นหาอีเมลที่แต่ละวันมีหลายสิบฉบับ
4. ตรวจทานตัวสะกด
การพิมพ์ผิดจะแสดงถึงความไม่ใส่ใจ พร้อมกันนี้ควรเลือกใช้คำให้เหมาะสม ในอีเมลที่เป็นทางการทั่วไปควรใช้คำขึ้นต้นว่า "เรียน" ตามด้วยชื่อและตำแหน่ง (ถ้ามี) ส่วนเนื้อหาควรสั้น ชัดเจน หากเป็นข้อความยาวควรพิมพ์ใส่เอกสารแล้วแนบมากับอีเมลจะเหมาะสมกว่า สุดท้ายควรลงชื่อ-นามสกุลจริงและตำแหน่ง นอกจากนี้ ถ้าต้องการให้ตอบรับอีเมลก็ควรระบุไว้ด้วยว่าให้ส่งกลับหากได้รับแล้ว เป็นต้น
5. ระวังโทนเสียง
ตัวอักษรสามารถแสดงอารมณ์ได้เหมือนกัน บางครั้งผู้อ่านอาจรู้สึกว่าข้อความห้วนเกินไป ดังนั้น ควรเลือกใช้คำ มีหางเสียง และเลือกใช้ตัวช่วยอย่าง Emoticons แบบต่างๆ เพื่อแสดงอารมณ์ให้สื่อความหมายได้ชัดเจนตามต้องการ
6. ห้ามใช้อักษรอังกฤษตัวพิมพ์ใหญ่ติดกันทั้งคำหรือประโยคเด็ดขาด
เพราะให้ความหมายราวกับว่า คุณกำลังตะโกนใส่อีกฝ่าย หากต้องการตอกย้ำสารที่ต้องการสื่อ ให้พิมพ์ตัวหนาหรือขีดเส้นแทน นอกจากนี้ระวังการใช้ตัวย่อด้วย
7. ไฟล์ที่แนบมาต้องเป็นฟอร์แมตเดียวกัน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ที่ส่งไปเป็นรุ่นหรือนามสกุลไฟล์ที่อีกฝ่ายสามารถเปิดอ่านได้ ที่สำคัญทุกครั้งของการแนบไฟล์ควรเขียนระบุไว้ในข้อความด้วยว่าแนบมาทั้งหมดกี่ไฟล์ เพื่อป้องกันการตกหล่น
8. ใช้ลายเซ็น (ฟังก์ชั่น Signature)
ในโปรแกรมรับส่งอีเมล จะเป็นตัวปรากฎรายละเอียดของคุณที่ท้ายข้อความ ราวกับเป็นนามบัตรขนาดย่อ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง เช่น ชื่อ-นามสกุล, เบอร์โทร, ตำแหน่ง, ชื่อบริษัท ฯลฯ ควรสร้างลายเซ็นให้สั้นกระชับไม่เกิน 7 บรรทัด
9. ตอบกลับให้เร็ว
ระยะเวลาของการตอบกลับอาจแสดงถึงความใส่ใจของผู้อ่านในกรณีที่ต้องรอการพิจารณาจากฝ่ายอื่นๆ ก็ควรแจ้งให้ผู้ส่งทราบ หากเป็นเรื่องเดียวกัน ให้เลือกตอบกลับผ่านช่อง Reply โดยไม่ต้องคลิก New เพื่อเขียนจดหมายใหม่ ซึ่งอาจทำให้ผู้ส่งต้องกลับไปทบทวนเรื่องที่คุยกันอีก
แหล่งที่มา นสพ. M2F วันจันทร์ที่ 9 ก.ค. 55 (181)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น