ข้อแนะนำมีประโยชน์เพื่อให้คุณจัดการอีเมลให้เป็นระเบียบเพื่อประโยชน์ในการทำงานเต็มที่
เปิดสัปดาห์มาแต่ละทีก็ต้องเจอกับกองทัพอีเมลที่นอนยุ่งเหยิงอยู่ในอินบ็อกซ์ของคุณ ชนิดที่กว่าจะเริ่มงานได้ทีต้องเสียเวลาไปไม่น้อยกับการจัดการอีเมลให้เป็นระเบียบ ซึ่งนั่นทำให้แทนที่อีเมลจะเป็นผู้ช่วยสารพัดประโยชน์ให้กับการทำงาน กลับกันอาจเพิ่มอาการปวดหัวให้กับเราอย่างไม่รู้ตัว มาดูดีกว่าจะจัดการกับสารพัดอีเมลได้อย่างไร
1. วางแผนการเช็กอีเมลตรวจสอบว่าในแต่ละวันมีอีเมลเข้ามาในอินบ็อกซ์มากน้อยแค่ไหน เพื่อเป็นตัวกำหนดความถี่ว่า ควรเช็กบ่อยแค่ไหน อย่างน้อยๆ ก็น่าจะเช็กทุกวัน วันละครั้ง โดยอาจเลือกเป็นตอนก่อนเริ่มงาน เพราะช่วงเช้าของวันเป็นช่วงที่สมองกำลังว่างและมีสมาธิในการอ่านและตอบอีเมลมากที่สุด ที่สำคัญหากมีอีเมลสำคัญเข้ามา คุณจะได้วางแผนการทำงานของวันที่เหลือได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
ส่วนใครที่มีอีเมลเข้ามามากหน่อยอาจเพิ่มเป็น 2 ครั้ง ตอนก่อนเริ่มงานและเลิกงานเพื่อที่จะได้ไม่พลาดทุกอีเมลสำคัญ การกำหนดเป็นช่วงเวลาแน่นอนจะทำให้ง่ายต่อการทำงาน ไม่ต้องคอยพะวักพะวนเช็กทั้งวันให้เสียเวลา
2. หยุดส่งเสียงเตือนบางคนตั้งระบบเตือน ไม่ว่าจะเป็นเสียงหรือเด้งขึ้นหน้าจอเวลาที่มีอีเมลเข้า ล้วนทำให้เสียสมาธิเวลาทำงาน ต้องคอยเข้าไปเปิดเช็กดูทั้งๆ ที่อาจจะไม่สำคัญ เป็นอย่างนี้ก็ไม่ต้องทำงานกันพอดี
3. ทำความสะอาดเสมอหลังจากที่เปิดอ่านอีเมลเรียบร้อยแล้ว อย่าเพียงแค่อ่านแล้วปล่อยผ่านไป อันไหนไม่สำคัญก็ลบทิ้งไปเสีย หากสำคัญก็ติดดาวหรือฟอร์เวิร์ดต่อไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ส่วนฉบับไหนที่ต้องดาวน์โหลดก็ควรทำเลยในการเปิดครั้งเดียว นอกจากจะประหยัดเวลาไม่ต้องเปิดเข้ามาอ่านอีกครั้งแล้ว ยังป้องกันความเสียหายจากการล้มละลายทางอีเมลที่จู่ๆ บัญชีของคุณก็ล็อกอินเข้าไปดูไม่ได้ ทีนี้ข้อมูลสำคัญที่อยู่ในนั้นก็พลอยมีปัญหาไปด้วย
4. จัดระเบียบอีเมลมีอีเมลตั้งแต่หลักสิบและหลักร้อยวิ่งเข้าหาเราในแต่ละวัน ฉบับไหนที่ตอบไม่ได้ในทันที ต้องรอปรึกษาฝ่ายอื่น หรือฉบับไหนที่ต้องจัดเก็บไว้เป็นข้อมูล ก็ควรแยกประเภทให้เรียบร้อย เช่น การติดธงหรือตั้งเป็นโฟลเดอร์ประเภทต่างๆ เพื่อง่ายต่อการกลับมาเปิดดูอีกครั้ง
5. อย่าได้แคร์เชื่อเถอะว่าอีเมล์บางฉบับไม่เปิดอ่านหรือไม่ส่งต่อก็ไม่เป็นไร เช่น อีเมลที่เขียนว่า “ถ้าไม่อ่านโชคร้ายตลอดไป” หรือ “คุณต้องส่งต่อจำนวนกี่คนถึงจะโชคดี” หรือ “ห้ามลบอีเมลนี้” อย่าได้สนใจ หากมองไม่เห็นว่าอีเมลนั้นจะเป็นประโยชน์อย่างไรก็ลบทิ้งไปเถอะ อย่าเก็บไว้ให้รกหรือส่งต่อให้เป็น Junk Mail ให้คนอื่นอีกเลย
6. เซย์กู้ดบายจดหมายข่าวเลิกรับสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์หรือจดหมายข่าวจากเจ้าไหนก็ตามที่คุณเองก็ไม่เคยเปิดอ่านซักที เพราะนอกจากจะทำให้เปลืองพื้นที่ในอินบ็อกซ์แล้ว ยังต้องเสียเวลามานั่งลบ แถมบางอันอาจเป็นอีเมลที่พกพาไวรัสมาด้วย
7. เรียกหาผู้ช่วยมีโปรแกรมประเภท “สแปม ฟิลเตอร์” ที่ช่วยกรองอีเมลขยะให้พ้นจากเมลบ็อกซ์ของเราอัตโนมัติ หรือตั้งกฎในการรับอีเมลได้ หากมีอีเมลที่เข้าข่ายว่าเป็นขยะโปรแกรมจะจัดส่งให้ลงไปอยู่ในถังขยะทันที
8. ไม่ส่งพร่ำเพรื่อคิดกันสักนิดก่อนกดส่งอีเมลเพราะอาจกลายเป็นเมลขยะของคนอื่นๆ ที่สำคัญอีเมลบางประเภท การส่งแต่ละครั้งอาจไปลดพื้นที่ว่างในอินบอกซ์ มันจึงเต็มไวกว่าปกติ
9. ใช้งานให้เหมาะสมการใช้งานอีเมลไม่ได้เหมาะกับทุกเรื่อง เรื่องสำคัญหรือต้องการการอธิบายควรคุยกันแบบ Face-to-Face หรือผ่านการโทรศัพท์จะดีกว่า
แหล่งที่มา เว็บไซต์โพสทูเดย์ 6 กุมภาพันธ์ 2555 เวลา 22:10 น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น